8 pasos para contratar a su primer empleado

Si entiendes que la empresa ya esta lista para contratar a su primer empleado debe de asegurarse que cumples con estos 8 pasos:

Paso 1. Obtenga un Número de Identificación del Empleador (EIN)
Antes de contratar a su primer empleado, necesita obtener un número de identificación de empleo (EIN) del Servicio de Rentas Internas de los Estados Unidos. El EIN se refiere a menudo como una identificación del impuesto del patrón o como forma SS-4. El EIN es necesario para declarar impuestos y otros documentos al IRS. Además, el EIN es necesario cuando se reporta información sobre sus empleados a las agencias estatales.

Paso 2. Establezca Registros Para La Retención De Impuestos
De acuerdo con el IRS, debe mantener los registros de los impuestos de empleo durante cuatro años. En adición, el mantener de forma organizada los registros, también puede ayudarle a monitorear el progreso de su negocio, le ayudará a preparar estados financieros, identificar fuentes de ingresos, le ayuda a llevar un seguimiento de los gastos que puede deducir.
Existen 3 tipos de impuestos siempre debe de tener presente:
1.Retención Del Impuesto Federal Sobre La Renta
2.Declaración federal de salarios e impuestos
3.Impuestos estatales

Paso 3. Verificación de Elegibilidad del Empleado
La ley federal requiere que los empleadores verifiquen la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos. Dentro de los tres días de contratación, los empleadores deben llenar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad Laboral, que requiere que los empleadores examinen los documentos para confirmar la ciudadanía del empleado o la elegibilidad para trabajar en los EE.UU. Los empleadores sólo pueden solicitar la documentación especificada que requiere el formulario I-9.
Los empleadores no necesitan presentar el formulario I-9 con el gobierno federal, pero se les requiere que los archiven durante tres años después de la fecha de contratación o un año después de la fecha de la terminación del empleado, lo que ocurra más tarde.

Paso 4. Regístrese con el Programa de Reportes de Nuevos Seguros de su Estado
Todos los empleadores están obligados a informar a los empleados recién contratados y re-contratados a un directorio del estado dentro de los 20 días de su fecha de alquiler o reingreso.

Paso 5. Obtenga el Seguro de Compensación al Trabajador
Todas las empresas con empleados tienen que tener una cobertura de seguro de compensación de trabajadores.

Paso 6. Afiches
Los empleadores están obligados a mostrar carteles en el lugar de trabajo que informen a los empleados de sus derechos y responsabilidades del empleador bajo las leyes laborales.

Paso 7. Presente sus impuestos
Generalmente, los empleadores que pagan salarios sujetos a retención del impuesto sobre la renta, el Seguro Social y los impuestos de Medicare deben presentar el Formulario 941 del IRS, la declaración trimestral de impuestos del empleador.

Paso 8. Organícese, manténgase informado y las establezca políticas de su empresa.
Una empresa debe de establecer controles y un sistema efectivo de archivo para futuras reclamaciones. Otro aspecto importante es el de tener por escrito “Las Reglas De Juego”. Las políticas, procedimientos y protocolos que establece la ley tanto federal como estatal. Esto lo haces a través del Manual del Empleado. Es necesario desde que se contrata el primer empleado.

Empleador, puedo ayudarle durante todo este proceso para asegurarle el cumplimiento de cada una de estas áreas. Invierta en un Manual del Empleado porque le traerá paz.

Llama al 787-638-6382 o escribe a info@coachingwithus.com.

Caroline Soto, MBA
Estratega de Negocios y Profesional de Recursos Humanos

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